Organizarea unui eveniment corporate este un mandat care se poate intinde in mod normal pe parcursul a cateva saptamani (sau luni) si necesita implicarea deplina a persoanelor responsabile. Indiferent daca sunteti obisnuiti sa realizati un eveniment corporate pentru organizatie sau nu, o constanta ramane valabila: importanta de a va referi la un plan de actiune care garanteaza acoperirea tuturor aspectelor unui proiect pentru un eveniment de acest fel.
Iata, asadar, o foaie de parcurs utila pentru a crea un eveniment corporate de succes.
Inainte de a porni la drum, este nevoie sa raspundeti o serie de intrebari: unde, cand, cum si mai ales de ce? Prima faza a unui proiect consta in construirea bazelor pe care se va ridica evenimentul. Este esential sa reflectati asupra consideratiilor de baza care vor asigura o prezenta ridicata la eveniment (alegerea locatiei, alegerea datei, alegerea formulei etc.).
Care este obiectivul evenimentului? Cu alte cuvinte, care este mesajul pe care doriti sa-l transmiteti oaspetilor? Raspunsul la aceasta intrebare va deveni nucleul evenimentului. Toate celelalte elemente adaugate la periferie vor avea radacina in acest nucleu, incepand cu conceptul.
Definirea obiectivului – De ce organizati evenimentul? In mod ideal, ar trebui sa puteti rezuma obiectivul intr-o propozitie simpla care ilustreaza mesajul care trebuie impartasit cu tinta pe care o aveti.
Stabilirea datei – Data va depinde de tipul evenimentului (petrecere anuala si lansarea produsului) si de consideratiile organizatorice interne (de exemplu, volumul de munca al angajatilor). In mod ideal, se va alege o seara din cursul saptamanii (weekendul fiind rezervat vietii de familie).
Estimarea numarului de invitati – de exemplu, veti trimite 200 de invitatii clientilor, dar estimati ca vor fi prezente aproximativ 150 de persoane.
Definirea unui concept – Cum puteti da viata mesajului pe care doriti sa il transmiteti oaspetilor? Conceptul trebuie sa fie intotdeauna legat direct de obiectivul companiei.
Stabilirea unui buget preliminar – In mod ideal, ar fi bine sa va referiti la un buget existent. In caz contrar, este de la sine inteles ca trebuie stabilit un buget specific care sa acopere costurile evenimentului. Acest lucru este imperativ pentru a putea construi conceptul corect, respectand in acelasi timp mijloacele pe care le aveti la dispozitie.
Stabilirea publicului tinta – Pentru cine este acest eveniment? Clienti, angajati, parteneri?
Stabilirea locului si verificarea disponibilitatii acestuia – Inceperea cautarilor trebuie sa se faca in functie de data si locatie. Dimensiunea locatiei este un factor foarte important. Pe de o parte, nu da bine o camera care este total ocupata, dar pe de alta parte trebuie evitata si alegerea unei camere prea mari pentru numarul de invitati: nimic nu este mai deprimant decat o camera care pare goala… Conceptul serii este in mod normal construit in functie de loc, in functie de constrangerile si posibilitatile pe care le ofera.
Trimiterea invitatiilor – De obicei, este de preferat alegerea unei variante electronice. Nu uitati sa planificati mementourile si alte mentiuni ale evenimentului.
Finalizarea contractelor cu furnizorii – in functie de numarul de invitati confirmati, faceti ajustarile necesare.
Bineinteles, aceasta lista nu este una integrala, insa este un bun punct de plecare pentru a asigura realizarea unui eveniment reusit.